Telefooncentrale kopen: handige aankooptips

Eens je de nood van een nieuwe telefooncentrale in je bedrijf hebt nodig acht of je herkent de vele voordelen van een digitale VoIP-telefooncentrale dan is het tijd om over te gaan naar aankopen of huren van de centrale. Maar waar let je op bij de aankoop of huur (in de cloud) van een VoIP-telefooncentrale?

Aankoopprijs of setup-prijs

Of je nu een telefooncentrale in de cloud zal kopen of huren er zal altijd een kost zijn die je initieel dient te betalen. De totaalprijs zal bestaan uit de aankoopprijs of huurprijs en bijkomende kosten zoals extra opties of maandelijkse kosten. Het spreekt voor zich dat de totaalkost véél groter zal zijn bij de aankoop van een telefooncentrale dan bij het huren van een centrale. Ook het merk van de telefooncentrale kan een rol in de kostprijs spelen.

Zorg dat je je echter niet blind staart op de aankoopprijs of setupprijs want een gebrekkige garantie of een duur onderhoudscontract kan een goedkope aanbieding al na één jaar te niet doen.

Is de volledige installatie ingerekend? Moet ik zelf nog clients of aansluitingen afzonderlijk kopen? ( hardphones, softphones, … ) Zitten alle opties die ik wens in de kostprijs inbegrepen?

Het spreekt vanzelf, hoe zwaarder de telefooncentrale, hoe duurder. Zo zal bedrijfstelefonie voor een kleine KMO duurder zijn dan bedrijfstelefonie voor grote bedrijven of een callcenter.

Maandelijkse kost / prijs van je telefooncentrale

Dit is een belangrijk punt waar je dient op te letten: een duur of ongepast / onjuist plan kan ervoor zorgen dat de maandelijkse kosten te hoog worden. Stel jezelf en jouw leverancier steeds de volgende vragen:

• Wens ik te betalen per gesprek of per aansluiting ( client)
• Welke gesprekken zijn het belangrijkst voor mij ( internationaal, gsm, intern, … )
• Welk volume aan gesprekken heb ik maandelijks nodig?

Naast de maandelijkse kosten dien je ook de telefooncentrale prijs bij de aankoop te betalen. Een andere optie is de centrale te huren.

Is er een QOS en SLA

Zoals bij alle digitaal / elektronisch kantoormateriaal kan er ook bij een VoIP-telefooncentrale eens iets fout lopen. Belangrijk is dan dat je vlug geholpen wordt. Een degelijk SLA ( Service Level Agreement ) kan dan je QOS ( Quality Of Service ) garanderen.

Naast het al dan niet opvolgen van problemen en/of updates is het ook belangrijk om te weten wie wat zal betalen. Stel jezelf en jouw leverancier steeds de volgende vragen vooraleer je een telefooncentrale koopt of huurt:

• Zijn er een aantal uren onderhoud ingerekend en dus gratis?
• Hoe lang duurt het alvorens een interventie start?
• Zijn er alternatieven tijdens problemen?

Wat kan mijn nieuwe telefooncentrale allemaal?

Er zijn véél mogelijkheden die op elke telefooncentrale aanwezig zijn meeft maar soms wens je iets extra, dan is het belangrijk dat je provider je hier kan in volgen.

• Kan ik bepaalde software aansluiten / connecteren (Outlook, crm, sales, erp, … )
• Kan ik gesprekken doorschakelen naar andere toestellen
• Is er een mogelijkheid tot loggen van alle gesprekken
• Is er een integratie van UC (unified communication)
• Kan ik meerdere clients gebruiken per aansluiting? (voorbeeld één nummer voor desktoptelefoon en gsm )
• Is er een mogelijkheid om draadloze VoIP (VoWIFI) te gebruiken?

Welke zijn de beschikbare en compatibele clients (hardphones en softphones)

Een perfecte telefooncentrale is niets zonder hardphones en softphones die ook 100% naar je wens zijn. Kijk dus bij de aankoop van je telefooncentrale ook goed naar de beschikbare clients zoals hardphones en softphones.

Kijk niet alleen naar de prijs maar ook naar de beschikbare software en wat een client zoal kan. Hou rekening dat dergelijke zaken wel / niet aanwezig zijn:

• Doorschakelen
• Opnemen (recording)
• Voicemail
• ...

Kan mijn huidig bedrijfsnetwerk en internetverbinding deze telefooncentrale aan?

Normaal is dit hét item dat over het hoofd gezien wordt omdat dit meestal ook geen probleem vormt. Bekijk op voorhand of je bedrijfsnetwerk een extra belasting van een telefooncentrale aankan. Hou rekening met volgende zaken:

• Is er overal voldoende bereik
• Heb ik bandbreedte voldoende
• Is er nog ruimte voor extra dataverkeer
• ...